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採用正確分類

如果我們有足夠的專業知識，就能夠選用正確的分類法，如日期法、地域法、部首法、顏色法。沒有專業檔案管理經驗的人，很可能在一開始就弄得亂七八糟，以後再想改正就不容易了。

善用檔案管理工具

例如，名片的保管，到底是用名片盒、名片夾，還是名片簿？如果用檔案夾，要用哪一種，用硬殼的還是軟式的？用懸吊式的還是滾筒式的？這樣都可依情況而定。

注意汰舊換新

這是指要隨時更新資料。新的資料來了，就要與舊的對照一下，以確定是否取代舊的資料。但需要考慮：是否要將每份新檔案都與舊的對照，是否要將每張名片註明獲得的日期及地點，以便收存整理。還有舊的雜誌、過期的報紙，不要堆積如山，要儘快處理。

虹橋書吧。

第8節：引子一（5）

注意檔案名稱

如果沒有專門的人員管理檔案，很容易讓檔案雜亂無章，使人找不到。現在我們用計算機存檔時更要注意設定正確的檔名，以方便別人查詢。

注意存檔方式

這是指如果用計算機儲存檔案，則必須有能夠共享的空間，使他人可透過區域網查詢。此時一定要注意將資料檔案備份，以免別人誤操作刪除了重要的資料，那就無法彌補了。

注意調卷、調案程式

一般來說，事業單位的檔案管理比較正規，調卷及調案的程式都非常嚴謹。想借閱一些資料，要填寫借閱單，要簽名，要依時限交還。而一般的企業裡，這項工作就做得比較馬虎，同事之間拍拍肩膀就可以借調，借完大家就會忘掉。

電話、會議及找檔案可以說是在辦公室裡最耗費時間的三件事。對我們來說，如果上班時，不必開會，不必打電話、接電話，也永遠不必看到任何檔案，那就好像沒幹工作一樣。所以，檔案、資料管理也是考核一般人績效的憑據，所以，不要為圖方便什麼資料也不儲存。

檔案、資料管理與時間管理的關係因此十分密切，無論你職位高低，都得注意它的存在。如果處理不當，它就會成為管理的絆腳石，管理者不得不慎。

小馬今年得了一個“最佳秩序獎”，原因是公司評選桌面及環境最糟糕的人時，大家都選了他。

小馬是負責公關的，早就養成只要資料一來就往旁邊一扔的個性。他的座位四周擺滿了檔案、報紙、ＤＭ、照片……這座“檔案山”堆滿了，他又堆一座，所以遠遠一看，根本看不見小馬在哪裡，只看到高高的“檔案山”。

每當同事問小馬：“你怎麼又在和檔案大戰啦？”他都義正詞嚴地說：“你懂什麼，我這是亂中有序！”

好一個“亂中有序”！大家給他的公文也好、資料也好、圖片也好，不管重不重要，只要到他手上就可能再也找不到了！

有一天，領導交給他一本重要的資料，讓他去辦一項登記。隔了三天，他就宣佈：完了！又不見了。碰到這樣的人，怎麼辦？

解決辦法：其實，一般人要想提高效率，應該遵守“一次只處理一件事，絕不重複處理同一事件”的時間管理原則。

檔案或公文應分為待閱、已閱及暫緩三個類別，使自己和別人都能一目瞭然。若是太忙，或工作時間不固定，也該運用特定時間專心處理檔案。今日事，今日畢，別人才能配合你的工作。

能用電話解決的事情，就不要用檔案，使用傳真也可以省時省力。

要寫計劃及報告時，必須選在一天內頭腦清醒的時刻，到了下午昏昏沉沉的，再做這些事效果就差些。

檔案無論放在哪兒，都要讓別人也能輕易找到。如果能夠做到定期整理環境更好，公司的總務部門可以硬性要求員工每三個月清倉倒櫃一次，以便把所有該扔的都扔掉。當然，在這以前，所有檔案的期限都要標示清楚。溝通的時間管理

許多主管在進行時間管理時，都會碰到與溝通有關的問題，例如：

將大量時間耗費在服務重大客戶上，相比之下，花在管理及制定策略上的時間就少多了。

團隊中效率步調落差過大，如何界定“不適任”？如何克服“人情”上的包袱？如何使團隊步調一致？

如何授權才能避免事必躬親？

如何加強拜訪顧客時的時間管理？顧客來訪時，如何掌握交談的時間較為妥當？

制訂的計劃常被其他突如其來的事情影響，該如何處理？

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