第4部分 (第1/4頁)

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昨天是一張已被登出的支票。�

明天是一張尚未到期的本票。�

今天則是隨時可運用的現金。請善用它！�

�二、時間管理誤區

探索時間管理的誤區

管理者克服時間浪費的途徑便是“培養克服時間管理誤區的技能”。所謂時間管理誤區，是指導致時間浪費的各種因素。在作好這項工作之前，管理者必須先認明自己所面臨的時間管理誤區。請接實際情況列舉你自己所遭遇的各種情況。各種時間陷阱，大致上可以區分為外生陷阱與內生誤區兩類。所謂外生，即指由他人所引起的時間浪費因素：至於內生誤區，則指由自己所引起的時間浪費因素。在初次落入誤區時，一般管理者所列舉的多半是外生誤區。這種“先求諸人，後求諸己”的態度雖然是人之常情，但卻有害於時間管理效能的提高。�為了確切地證實“在時間的有效運用上，管理者的敵人原來是自己”，管理者應先客觀地衡量自己運用時間的方式——亦即自己的時間使用狀況。�

許多管理者一聽到要他們記錄自己的時間使用狀況，都保持反對的態度。原因是：第一、他們以為十分清楚自己的時間使用狀況；第二、記錄時間使用狀況是一種費時的工作。�

以上兩種反對的理由都難以成立。先就第一個理由來說，人們的記憶力並不像自己想象的那樣正確。有許多人甚至連前一天所經歷的事都無從追憶，更不用說了解自己過去時間的使用狀況！時間管理專家指出，幾乎所有記錄時間使用狀況的人對自己的時間使用方式都會有驚奇的發現，這種記錄工作對他們裨益甚大。再就第二個理由來說，為了節省時間而花費時間，這是明智的，何況若按下文所介紹的方法記錄時間使用方式，則每個星期所花費的時間大概不會超過兩小時。�

你可自制一張時間記錄表記載每十五分鐘的活動。為避免記憶力不可靠，你最好每隔十五分鐘或半個小時即在表中記載進行過的各種活動。其次，按每一活動的重要性的大小在表中圈出適當的數字。（所謂重要性，即指對實現目標的貢獻的大小。）對實現目標的貢獻愈大者，其重要性愈大；反之亦然。你可以事先假定“1”代表重要性極大，“5”代表毫無重要性，“2”、“3”、“4”則代表介乎“1”與“5”之間重要性的不同程度，最後在進行每一種活動時，倘若遭遇干擾，則在表中最後一欄註明干擾的類別。�

如果電話、訪客與會議佔用了太多的時間，則你也可分別針對它們作出詳細的記錄。�

（1）今天有哪些事情是在適當時間內完成的？�

（2）今天有哪些事情是在不適當的時間內做的？為什麼要在不適當的時間內完成這些事情？�

（3）今天在哪一段時間裡著手進行最重要的工作？為何在這段時間進行這一種工作？這一種工作有無可能提早一些進行？�

（4）今天最具工作效率的是哪一段時間？為什麼在這段時間最有工作效率？�

（5）今天最不具工作效率的是哪一段時間？為什麼在這段時間無工作效率？�

（6）今天工作過程中最大的干擾是什麼？�

（7）今天最嚴重的三個時間使用誤區是什麼？以後有沒有可能克服這些誤區？如何克服它們？�

（8）今天做了哪些不必要做的事？�

（9）今天做了哪些不需要親自動手的事？這些事可以授權給誰去做？�

（10）今天花費了多少時間做重要的事？�

（11）今天花費了多少時間做不重要的事？�

（12）今天有哪些事情本來應花費更多的時間去做？�

（13）今天有哪些事情本來可以花費較少的時間去做？�

（14）從明天開始，應該怎樣做才能改進時間的使用？�

有些管理者只記錄了兩、三天的時間使用狀況，即能發現自己的時間誤區，甚至還能找出若干克服的途徑，有一些管理者則需要一、兩個星期的時間才能獲得類似的效果。不過，最好至少記錄一個星期的時間使用狀況，以便切實瞭解自己的時間使用方式及時間誤區。�

假如你很幸運地擁有一位秘書或副手幫你處理業務，那麼在記錄自己的時間使用狀況時，希望你能借助他（她）們，以使你的時間記錄更加精確詳盡。�

就一般管理者來說，最典型的時間使用誤區包括：�

（1）因欠缺計劃而導致時間浪費；�

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